Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia.

Otomatisasi Perkantoran(Office Automation atau OA) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun diluar perusahaan.

·         Sistem Elektronik Formal dan Informal

      Beberapa system OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis mirip DSS.

·         Komunikasi Informasi

      Kata kunci yang membedakan OA dengan Subsistem. CBIS Lan adalah komunikasi OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.

·         Orang-orang Didalam Maupun Diluar Perusahaan

      Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi, tidak hanya diantara orang-orang didalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain dilingkungan perusahaan.

PENGGUNA OTOMATISASI PERKANTORAN

      Otomatisasi Perkantoran(OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai OA yaitu :

1.       Manajer

2.       Profesional

3.       Sekretaris

4.       Clerical Employee(klerk)

Istilah “knowledge worker” diterapkan pada manager dan professional yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktifitas perusahaan.

·         Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM

·         Profesional tidak mengelola orang, tetapi tidak menyumbangkan keahlian khususnya(misal : pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus)manajer dan professional

·         Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan

·        Pegawai Otoministratif melaksanakan tugasnya untuk sekretaris seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat

Tujuan Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Kantor bertujuan untuk meningkatkan produktifitas kita diterapkan sebagai alat pemecah masalah. Administrasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Tujuan OA Masa Kini

1.       Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya. Computer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan penghuni yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2.       Pemecah masalah kelompok

Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok

3.       Pelengkap bukan pengganti

Sebagai suatu cara berkomunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi tradisional-percakapan tatap muka

Jenis-jenis aplikasi Otomatisasi Kantor ada 11 yaitu :

1.       Word Processing

2.       Electronic mail

3.       Voice mail

4.       Electronic calendaring

5.       Audio conference

6.       Video conference

7.       Computer conference

8.       Facsimile transmission

9.       Video text

10.   Image storage and retrieval

11.   Desktop publishing

·         Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Word Processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebiih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Contoh : Mrs.Word, dll.

·         Electronic Mail yang disebut e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan memerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

·         Voice mail sama dengan electronic mail, perbedaannya bahwa anda hanya mengirim pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya, dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesann yang telah dikirimkan kepada anda.

·         Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

·         Audio Conference adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

Audio Conferencing adalah aplikasi OA pertama yang tidak memerlukan computer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

·         Video Conference

Video Conference melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal Audio dan Video.

Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.

Tiga konfigurasi Video Conferencing (Tergantung Pada Peralatan yang Digunakan), yaitu :

1.       Video satu arah dan Audio satu arah

2.       Video satu arah dan Audio dua arah

3.       Video dan Audio dua arah

·         Computer Conference

Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan computer sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

Istilah “teleconferencing” digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.

Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah(orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan.

·         Facsimile Transmission

Facsimile Transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain.

Fax sangat mudah diplementasikan dan dioperasikan, jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

·         Videotext

Videotext adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.

·         Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar sehingga mereka harus dipanggil dan didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpana dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image Storage dan Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

·         Desktop Publishing

Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan out put tercetak yang kualitasnya hamper sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Sistem DTP terdiri atas mikrokomputer dengan layar CRT yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

Penggunaan DPT sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang proporsional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.

SOFTWARE PENGOLAH KATA

a.       Mengenal Microsoft Word 2007

Program aplikasi pengolah kata atau disingkat word 2007 merupakan program aplikasi pengolah kata yang banyak digunakan dalam kegiatan sehari hari.

Khususnya dalam administrasi perkantoran yaitu untuk membuat surat yang sederhana sampai membuat laporan yang lengkap dengan berbagai format tampilan serta amplopnya, membuat email, surat faxcimile, label surat dokumen dengan format Koran, table, surat masal (mail merge) membuat halaman web dan lain-lain.

b.      Mengoperasikan Word 2007

Sebelum memulai aktifitas dengan word 2007, program ini harus diaktifkan terlebih dahulu. Cara mengaktifkan computer satu dengan computer lainnya tidak selalu sama, tergantung word 2007 dipadukan(diset) pada windows. Apakah melalui Microsoft Office atau tidak, tetapi pada umumnya pengoperasian word 2007 bisa dimulai dengan cara berikut :

1.       Klik star

2.       Arahkan ke all program

3.       Arahkan ke Microsoft Office lalu klik Microsoft Word

Atau dengan cara mengklik Mis.Word 2x dilayar desktop. Setelah memilih program, kemudian dilanjutkan dengan memilih Mrs.Word maka dilayar akan ditampilkan logo Mrs.Office Word 2007. Selanjutnya akan tampil jendela Mrs.Word 2007, berarti word siap menerima perintah lanjutan. Dokumen baru yang masih kosong akan secara otomatis diberi nama “Document 1” 

c.       Elemen Dasar Jendela Word 2007

        Untuk dapat menggunakan Word 2007 secara optimal, sebaiknya kita mengetahui beberapa komponen khusus dari word 2007 terlebih dahulu.

- Tabs, tabs ini berfungsi sebagai menu utama pada word yang terdiri dari home, insert, page layout, references, mallings review, dan view.

- Group, group pertama pada tab home adalah clip board. Untuk membuka suatu grup adalah

dengan mengklik tanda panah kecil disudut kanan bawah.

-Title bar, berisi nama dokumen dan nama program. Nama dokumen yang mucul pada title bar adalah Document. Jika dibuka lagi satu dokumen baru, maka dokumen selanjutnya adalah document z Dan seterusnya.

- Garis mistar(ruller) merupakan komponen yang menyediakan metode cepat dan mudah untuk penyuntingan tabulasi dan mengatur paragraf sesuai dengan yang diinginkan.

Ada dua lokasi ruler yaitu disebelah atas(horizontal ruller) dan di sebelah kiri(vertical ruller) area kerja.

-Baris Penggulung(scroll bar) digunakan untuk menggulung area kerja apabila ingin berpindah atau ingin melihat dengan cepat ke area lain dalam dokumen.

- Status Bar, menampilkan informasi dalam pesan-pesan saat bekerja dengan word 2007, seperti jumlah halaman lembar kerja, posisi kursor pada halaman yang memetakan posisi baris dan kolom cursor pada dokumen yang sedang aktif.

d.      Membuat Dokumen

Untuk memulai mengetik, maka word 2007 harus aktif terlebih dahulu. Setelah word 2007 aktif, maka tampil secara otomatis dokumen yang masih kosong bernama Document 1 dan siap digunakan.

Ketiklah sebuah surat, maka huruf pertama akan jatuh pada kolom pertama(batas kiri) dan disebelah kanan huruf, cursor(titik siap) berkedip akan selalu menuntun kemana teks akan diketik.

Teks akan turun kebaris jika sampai pada batas kanan. Tombol Enter hanya digunakan jika anda membuat paragraph baru.

e.      Menyimpan Dokumen

        Teks yang telah diketik harus disimpan baik dalam disket maupun hardisk. Langkah-langkah untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut :

1.       Klik Microsoft Office button,Klik save/Ctrl+S

2.       Dilayar akan muncul kotak dialog save as

3.       Tentukan folder tempat menyimpan file

4.       Ketik nama dokumen pada kotak file name

5.       Klik save untuk menyimpan atau klik cancel untuk membatalkan penyimpanan           

f.        Menentukan Jenis Kertas

Saat pertama kali membuat dokumen, pastikan bahwa dokumen tersebut nantinya akan dicetak pada ukuran kertas tertentu. Apakah akan dicetak pada kertas folio, kwarto atau lainnya.

Berikut ini adalah perintah untuk mengubah ukuran kertas :

1.       Pada tab layout, dalam group Page Setup klik Size

2.       Dilayar akan muncul jenis jenis ukuran kertas

3.       Pada ukuran kertas A4 atau Legal dengan cara mengklik pilihan tersebut

g.       Mengatur Margin

Margin adalah jarak antara tepi halaman kertas dengan daerah pebgetikan teks.

Langkah-langkah untuk mengatur halaman adalah :

1.       Pada tab Page Layout dalam group Page Setup, klik icon Margin

2.       Pada daftar pilihan margin, klik Custom Margins

3.       Dilayar muncul kotak dialog Page Setup

4.       Klik tab Margins

5.       Pada bagian Margins, tentukan jarak batas margin dengan cara klik drop down atau ketik angka pada bagian yang diinginkan

6.       Pada bagian Orientation klik pilihan Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak, atau Lanscape untuk pencetakan posisi mendatar

7.        Klik OK

h.      Menentukan Jenis Huruf

Untuk mengubah jenis huruf dan memberi efek cetak suatu karakter, lakukan dengan cara sebagai berikut :

1.       Blok teks yang akan diubah jenis hurufnya

2.       Klik icon Font pada tab home yang ada pada group Font

3.       Klik jenis huruf yang diinginkan

i.         Mengatur Perataan Teks dalam Paragraf

Untuk mengatur perataan teks pada suatu paragraph dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1.       Tempat cursor pada paragraph yang akan diatur paragrafnya

2.       Pilih tab Home dalam group Paragraf, klik salah satu tombol perintah pengatur perataan teks dibawah ini :

a.       Align Left, untuk perataan sebelah kiri

b.      Centereted, untuk penempatan di tengah

c.       Align Right, untuk perataan sebelah kanan

d.      Justify, untuk perataan sebelah kiri dan kanan